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Adieu Büro-Chaos! Die 5-S-Methode

„Ordnung ist das halbe Leben“, „Da herrschen noch Zucht und Ordnung“ oder „Wer sein Leben in Ordnung bringen will, muss erst einmal sein Haus aufräumen“. Weisheiten und Redewendungen in Bezug auf Ordnung beziehungsweise Unordnung gibt es viele und in zahlreichen Kulturen. Doch mit der Umsetzung dieser vielzitierten Ordnung hapert es meist. Lieber wird das Motto „Nur das Genie beherrscht das Chaos“ praktiziert. Gerade in Büroräumen türmen sich gerne einmal alte Tageszeitungen, Kalender von vor drei Jahren oder Papiere und Mitschriften, die ihren Zenit ebenfalls schon bei weitem überschritten haben. Aber wieso sollte man das alles wegwerfen!? Vielleicht kann man es ja irgendwann noch einmal gebrauchen. Erst, wenn man etwas wirklich Wichtiges sucht, ist der Punkt erreicht, an dem man sich zum Wegwerfen und Aufräumen zwingt. Doch womit fängt man nur an? Dabei kann eine Methode helfen, die ihren Ursprung in Japan hat.

Die 5-S-Methode

Es ist äußerst demotivierend, wenn man morgens im Büro schon von vorneherein kein Land mehr sieht. An einem aufgeräumten Arbeitsplatz stellen sich Erfolgserlebnisse deutlich besser ein. Die 5-S-Methode besagt daher, dass Ordnung und Sauberkeit die Qualität und Produktivität steigern. Diese Methodik ist ein Teil der Kaizen-Philosophie (KAI, „Veränderung“; ZEN, „zum Besseren“).

Die Umsetzung der 5-S-Methode erfolgt in fünf Schritten:

• Seiri: Sortierung unnötiger Arbeitsmittel. Übrig bleiben diejenigen Utensilien, die für die nächsten Tage auch wirklich gebraucht werden.

• Seiton: „Stelle ordentlich hin“. Gemeint ist die ergonomische Anordnung der Arbeitsutensilien.

• Seiso: Sauberhalten. Regelmäßige Säuberung des Arbeitsplatzes.

• Seiketu: Standardisierung der ersten drei Punkte (Reinigungspläne etc.)

• Shitsuke: Selbstdisziplin. Einhaltung und fortwährende Verbesserung aller Punkte.

Schreibtischleuchten mit Fächern schaffen Ordnung

Auch einfache Tricks wie nützliche Büroartikel können helfen, den Schreibtisch zu strukturieren und besser in Ordnung zu halten. Utensilien, die mehrere Funktionen in sich vereinen, sind besonders platzsparend. Es gibt beispielsweise Schreibtischleuchten mit integriertem Taschenrechner und Fächern für Stifte, Büroklammern, Schere und Notizzettel. So hat man alles gleich griffbereit und die Sachen befinden sich immer am gleichen Platz.

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